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June 13, 2009

社員の感染状況確認

新型インフルエンザが大流行した場合、社員の健康状況の把握はかかせない。
無料で登録できるGoogleドキュメントのフォーム機能を使って、確認する仕組みを作ってみた。

6/11サイボウズは同社のグループウェア「サイボウズ デヂエ」用の「感染状況確認用テンプレート」を提供開始したという報道をみた(ニュースはこちら)。

 「サイボウズ デヂエ」を導入済みの会社は限られている。
そこで、必要な時に無料で即日使えるGoogleドキュメントを使って、社員の感染状況確認システムを作ってみた。
EXCELが使える程度の知識があれば、誰でも作れるので、いざという時はこれを参考にして自社用を作って使っていただきたい。

 Googleドキュメントの感染状況確認フォーム
 Googleドキュメントの集計管理画面(Googleアカウントがある方の閲覧のみ可)

 新型インフルエンザや他の災害発生時には、社員の状況把握は欠かせない作業だ。
全社員の状況把握を電話等で行うのは大変な労力がいるが、緊急の状況ではこういった作業はできるだけ効率的に行い、他の作業に労力を割きたいものだ。

 防災の展示会などでも、こういった社員の状況把握のシステムは多く展示されているが、大企業以外でこうしたシステムを導入できている会社はまだ少ないのが現状だろう。

こうしたシステムが導入できていなくても、Googleドキュメントなど無料のサービスを使って、即席のシステムを作る事ができるので、覚えておくと良い。

 もちろん、こういった一般向けシステムでは十分なセキュリティの確保や利便性に課題はあり、事前に評価検討しておく事をお勧めする。

 Googleドキュメントのフォームは、簡単に作成できて、携帯からでも回答できるので便利だ。
個人的にも「支出管理」フォームを作成して、携帯から回答し、経費管理に使っている。

なお、このフォームの利用者はGoogleアカウントを持つ必要はない。

 仕組みは簡単。
・管理者がGoogleアカウントを取得し、Googleドキュメントのフォーム機能を使って必要なフォームを作る。
・管理者は、利用者に対してメールする。
・利用者は表示されるフォームから回答する。
・管理者は、Googleドキュメント上から集計概要画面と表計算画面で内容を確認できる。
・表計算画面では、一定の体温以上の回答に色を付けるといった設定もできる。
・EXCELにデータを書き出す事ができるので、必要に応じてデータを書き出し加工できる。

[利用者に送るフォーム画面]
Photo

[管理者が利用する集計概要画面]
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[管理者が利用する集計表画面]
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